國家社會秩序的建立與維護靠的是法律與道德，企業(yè)內(nèi)部秩序的建立靠的是制度和文化。沒有健全的法律和制度就不可能有科學、規(guī)范的現(xiàn)代企業(yè)管理。企業(yè)應(yīng)通過制度體系建設(shè)，發(fā)揮制度在企業(yè)管理中的規(guī)范、引領(lǐng)和推動作用，通過打造企業(yè)核心競爭力，最終實現(xiàn)戰(zhàn)略遠景與目標。
作為企業(yè)管理重要的一環(huán)，制度體系建設(shè)是一個制訂制度和執(zhí)行制度并在實踐中檢驗和完善制度的動態(tài)過程，并隨著企業(yè)的成長而不斷的建立、健全、規(guī)范與完善。
在我們經(jīng)歷的諸多管理咨詢項目中發(fā)現(xiàn)，許多企業(yè)在制度體系建設(shè)上，存在四大常見問題。
——編者語
《國資報告》刊發(fā)求是咨詢《國有企業(yè)對標創(chuàng)建世界一流管理研究》報告之《推動國企更好創(chuàng)建世界一流企業(yè)的建議》
求是咨詢發(fā)布 | 《國有企業(yè)對標創(chuàng)建世界一流管理研究》報告
求是咨詢受邀參加中國企業(yè)改革與發(fā)展研究會戰(zhàn)略與投資專業(yè)委員會成立大會暨中國企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展學術(shù)研討會
很多客戶會認為制度數(shù)量多意味著制度完善，但實際上制度體系是否完善，不能以數(shù)量多寡而論，更多的則要看“制度內(nèi)容”是否滿足經(jīng)營管理的需求。
現(xiàn)實中企業(yè)的制度內(nèi)容不完善，大多源于企業(yè)未根據(jù)內(nèi)外部環(huán)境、戰(zhàn)略目標、業(yè)務(wù)活動和管理要求而進行整體規(guī)劃。有的企業(yè)制度建設(shè)責任不明確不合理，也會造成制度內(nèi)容的不協(xié)調(diào)、相沖突。有的企業(yè)制度建設(shè)政出多門，各部門各自制定職能范圍內(nèi)制度，最后也會造成制度間的銜接和匹配性較差，甚至彼此矛盾。有的企業(yè)主體制定者對制度的認知不準確，在制訂時太寬泛，當出現(xiàn)了漏洞、不好執(zhí)行時，則又不斷以“補充通知”的形式“打補丁”應(yīng)付，結(jié)果嚴重破壞了制度內(nèi)容的嚴謹性、嚴肅性。有的企業(yè)甚至出現(xiàn)發(fā)現(xiàn)一個問題、解決一個問題就出臺一個制度的現(xiàn)象。
我們以為，企業(yè)在制度建設(shè)上應(yīng)以國家法律體系建設(shè)為借鑒。從效力范圍和級別上進行分類分層。
國家將法律體系劃分為憲法、法律、行政法規(guī)、地方性法規(guī)、自治條例和單行條例、行政規(guī)章等，且明確不同效力范圍和級別的法文由不同立法主體來制定，并確立憲法為國家具最高效力根本大法、是制定其他一切法文根本遵循的法定地位。因此，企業(yè)一方面在制度體系建設(shè)上，首先也應(yīng)依法依規(guī)制定一部公司級憲法的《公司章程》，再在其基礎(chǔ)上依次制定公司的基本管理制度和具體管理規(guī)章，直至部門管理規(guī)定。
這樣將制度合理分級，也便于提高制度管理的審批效率和適用性。另一方面在制度內(nèi)容建設(shè)上，應(yīng)結(jié)合戰(zhàn)略規(guī)劃、管控模式、業(yè)務(wù)流程、組織架構(gòu)、管理活動等進行分級分類，從而最大程度地規(guī)范、保障企業(yè)一切經(jīng)營管理活動的需要。
求是咨詢觀察到，在實踐中企業(yè)往往存在著制度管理環(huán)節(jié)不完善的現(xiàn)象。比如存在缺乏制度宣貫，制度執(zhí)行過程中形多實少、流于形式，制度執(zhí)行反饋與評估不足，缺乏制度執(zhí)行的監(jiān)督措施，對制度執(zhí)行檢查考核不力等現(xiàn)象。
對于企業(yè)來講，制度編制、發(fā)布的目的是在日常管理活動中運用。企業(yè)規(guī)章制度需要在發(fā)布后進行大量的管理工作，如通過宣貫，讓企業(yè)員工知曉繼而遵守。同時，制度不是寫在紙上的文件，它是企業(yè)管理的重要依據(jù)和工具，制度的執(zhí)行是制度體系建設(shè)的目的和制度管理的核心。如果寫出來就束之高閣，最終制度建設(shè)和制度執(zhí)行形成“兩張皮”，完全失去制度的約束力和激勵作用，也難以達到企業(yè)的管理目的。
對制度執(zhí)行過程中存在的問題，需要建立有效反饋機制，同時建立客觀的評估方法和標準，對制度的執(zhí)行情況進行定期的有效的評估，以保證制度的針對性、及時性和系統(tǒng)性。此外，在制度執(zhí)行過程中還需要建立約束和監(jiān)督機制，制定一整套的執(zhí)行、監(jiān)督、改進辦法，依靠制度來保障制度的執(zhí)行，杜絕人治，不讓人為的干預破壞制度的嚴肅性。重要的是，制度管理也是一個典型的PDCA循環(huán)。在一定周期，需要對制度落實效果進行考核，便于對制度進行修訂和完善。如果考核力度不夠，執(zhí)行與否與員工利益的關(guān)聯(lián)度較低，最終在員工心目中便會失去對制度的敬畏。
我們在客戶資料中經(jīng)?？吹街贫ㄓ谑畮啄昵暗闹贫龋陂g企業(yè)的內(nèi)外部環(huán)境、業(yè)務(wù)經(jīng)營、組織機構(gòu)發(fā)生了大量變化，但其管理制度并未進行及時修訂，經(jīng)常出現(xiàn)有制度不適用、找不到某個制度的管理主體部門、現(xiàn)有的工作流程早已不同于制度中的要求等，最后在管理過程中只能一事一議，這些制度名存實亡。
對于企業(yè)來講，定期對制度進行梳理、優(yōu)化、修訂至關(guān)重要。有什么樣的企業(yè)管理制度、有什么樣的企業(yè)管理制度的實施效果就有什么樣的發(fā)展成效。規(guī)范性與創(chuàng)新性的企業(yè)管理制度也是企業(yè)核心競爭力的一個重要組成部分。
如制度的版本控制和發(fā)布缺乏統(tǒng)一管理、制度文本各形各色等。我們建議在一個企業(yè)內(nèi)部制度的形式要統(tǒng)一規(guī)范，如制度的層級、名稱、文本格式、遣詞造句要求、發(fā)文流程等，應(yīng)由制度歸口管理部門出臺專門的“制度管理制度”進行規(guī)范要求，各部門在撰寫制度文本、申請制度審核與上會審批時，均需遵照執(zhí)行，這樣也最終便于審核者、審批者、以及使用者查找與理解。
總之，制度體系建設(shè)是企業(yè)管理重要而基礎(chǔ)性工作，制定一套完整的企業(yè)內(nèi)部管理制度，同時構(gòu)建一套能夠保障制度體系規(guī)范化運作的機制，是企業(yè)實現(xiàn)規(guī)范化管理的必要條件。
在當前深化改革的形勢下，制度體系建設(shè)日益成為企業(yè)發(fā)展中的根本性問題，加強制度體系建設(shè)將成為提升企業(yè)競爭力的有效途徑。